لم يعد برنامج الفوترة الإلكترونية في المملكة خبراً جديداً، لكنه ما زال أمام آلاف المنشآت. فكل موجة جديدة من مرحلة الربط والتكامل تُدخل منشآت أصغر، وآخر موجة معلنة تشمل من تتجاوز إيراداته الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 187,500 ريال. إن كنت تدير محلاً أو مطعماً أو شركة مقاولات أو تجارة، فالأرجح أن موعدك قريب أو أُعلن بالفعل.
يشرح هذا الدليل ما تتطلبه المرحلة الثانية فعلاً بلغة واضحة، وكيف تستعد دون أن تتعطل طريقة بيعك.
المرحلتان في دقيقة
طبّقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الفوترة الإلكترونية على مرحلتين:
- المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار (منذ 4 ديسمبر 2021): إصدار الفواتير الضريبية والإشعارات وحفظها عبر حل إلكتروني ممتثل. الفواتير المكتوبة يدوياً والمسح الضوئي للورق لم تعد مقبولة.
- المرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل (منذ 1 يناير 2023 على موجات): يجب أن يرتبط نظام الفوترة لديك بمنصة «فاتورة» ويتبادل الفواتير معها بصيغة محددة.
المرحلة الأولى كانت عن شكل الفاتورة وحفظها، أما الثانية فعن طريقة تواصل أنظمتك مع الهيئة. ولهذا فالمرحلة الثانية مشروع أنظمة، وليست قالب فاتورة جديداً.
من يجب أن يرتبط، ومتى؟
تُدخل الهيئة المكلفين في المرحلة الثانية على موجات حسب الإيرادات الخاضعة للضريبة، وتُبلغ كل فئة قبل ستة أشهر على الأقل من موعدها. وتوضح الموجات الأخيرة إلى أي مدى وصل البرنامج:
- الموجة 24: إيرادات تتجاوز 375,000 ريال في 2022 أو 2023 أو 2024، وموعد الربط 30 يونيو 2026.
- الموجة 25: إيرادات تتجاوز 187,500 ريال في 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025، وموعد الربط 1 فبراير 2027.
الافتراض الأكثر أماناً: إن كنت مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة، فخطط وكأن دورك هو التالي، وتحقق من الإشعار في بوابة فاتورة وحسابك لدى الهيئة.
نوعان من الفواتير، ومساران مختلفان
أهم مفهوم في المرحلة الثانية هو الفرق بين الفسح والإبلاغ.
الفاتورة الضريبية (بين المنشآت): الفسح
عندما تبيع لمنشأة أخرى تُصدر فاتورة ضريبية. في المرحلة الثانية يرسلها نظامك إلى منصة فاتورة قبل مشاركتها مع المشتري، فتتحقق منها الهيئة وتضيف ختمها التشفيري ورمز QR وتعيدها مفسوحة، وعندها فقط تصبح صالحة للإرسال.
عملياً يعني ذلك أن الفوترة يجب أن تكون متصلة لحظة الإصدار، وأن يرى فريقك رسالة واضحة عند رفض أي فاتورة.
الفاتورة المبسطة (للأفراد): الإبلاغ
عندما تبيع للمستهلك، على الكاونتر أو في المطعم مثلاً، تُصدر فاتورة ضريبية مبسطة. يختمها نظامك ويطبعها مع رمز QR ويسلّمها للعميل فوراً، ثم يجب الإبلاغ عنها إلى منصة فاتورة خلال 24 ساعة.
هذا يُبقي عملية الدفع سريعة، لكنه يتطلب أن تمتلك نقطة البيع شهادة ختم صالحة وسجلاً موثوقاً لما تم الإبلاغ عنه.
ما الذي يجب أن يفعله نظامك في الخلفية
لا تحتاج أن تصبح خبيراً تقنياً في الضرائب، لكن من المفيد أن تعرف ما يبنيه مزوّد نظامك:
- ملف XML بصيغة UBL 2.1 لكل فاتورة، وليس PDF فقط.
- معرّف فريد (UUID) لكل فاتورة.
- سلسلة تجزئة (Hash): كل فاتورة تتضمن تجزئة الفاتورة السابقة، فلا يمكن تغيير التسلسل بصمت.
- ختم تشفيري: يختم نظامك الفواتير المبسطة، وتختم الهيئة الفواتير الضريبية أثناء الفسح.
- رمز QR مطبوع على الفاتورة.
- التسجيل: كل وحدة تُصدر فواتير، مثل كل جهاز نقطة بيع أو نظام فرع، تُسجَّل عبر بوابة فاتورة برمز تحقق لمرة واحدة للحصول على شهادة الختم التشفيري (CSID)، وتحتاج الشهادات إلى تجديد.
التصحيح: لا تعدّل فاتورة صادرة أبداً
من الأخطاء الشائعة «تصحيح» الفاتورة بعد إصدارها. التصحيح يتم عبر إشعار دائن أو إشعار مدين يشير إلى الفاتورة الأصلية، وحذف الفاتورة أو تعديلها بغير ذلك مخالفة. والنظام الجيد يجعل الطريق الصحيح هو الأسهل: زر إرجاع يُنشئ إشعاراً صحيحاً، لا زر تعديل.
مخالفات يجب معرفتها
من المخالفات المعلنة: عدم إصدار الفواتير الإلكترونية أو حفظها، وغياب رمز QR عن الفواتير المبسطة، وعدم ذكر الرقم الضريبي للمشتري حيث يلزم، وحذف الفواتير أو تعديلها خارج الإشعارات المسموح بها. وتتدرج الغرامات حسب نوع المخالفة وتكرارها. والهدف ليس الخوف منها، بل تصميم إجراءاتك بحيث لا تقع هذه الأخطاء أصلاً.
قائمة الجاهزية
- احصر كل مكان تُصدر منه فاتورة: الفروع، وأجهزة نقاط البيع، والمتجر الإلكتروني، وفوترة المشاريع، والمرتجعات.
- تأكد من موجتك وموعدك في حسابك لدى الهيئة.
- قرّر لكل مصدر: ربط الأداة الحالية، أم نقلها إلى نظام واحد.
- نظّف بياناتك الأساسية: الأرقام الضريبية للعملاء، والعناوين، والفئات الضريبية للأصناف.
- خطط لتسجيل كل وحدة إصدار وشهادتها.
- اختبر في بيئة المحاكاة بأمثلة حقيقية: مبيعات، ومرتجعات، وخصومات.
- درّب فريق الواجهة على ما يفعله عند رفض فاتورة أو انقطاع الاتصال.
- حدد مسؤولاً عن تجديد الشهادات ومتابعة تحديثات مواصفات الهيئة.
تربط ما لديك، أم توحّد أنظمتك؟
إن كانت لديك نقطة بيع واحدة وبرنامج محاسبة واحد، فقد يكفي ربطهما. لكن كثيراً من المنشآت تكتشف أثناء المرحلة الثانية أن الفواتير تصدر من أربعة أو خمسة أماكن منفصلة، كل منها يحتاج ربطاً وصيانة. وعندها يصبح منطقياً نقل المبيعات والمخزون والفوترة والمحاسبة إلى نظام واحد يُبنى فيه الامتثال مرة واحدة لكل فاتورة.
كيف تساعدك كالويز
نربط المنشآت السعودية بمنصة فاتورة كجزء من نظامها اليومي: تُفسح الفواتير الضريبية، ويُبلَّغ عن المبسطة، وتتحول المرتجعات إلى إشعارات صحيحة، وتُرحَّل كل فاتورة إلى المحاسبة تلقائياً. اقرأ المزيد في صفحة ربط الفوترة الإلكترونية مع زاتكا، أو احجز جلسة مجانية مدتها 30 دقيقة لنحصر مصادر فواتيرك معاً.
هذا المقال إرشاد عام وليس استشارة ضريبية. تأكد دائماً من المتطلبات والمواعيد التي تنطبق على منشأتك من الهيئة أو من مستشارك الضريبي.